工程技术文件管理制度

本制度旨在规定工程建设过程中建设单位、施工、监理等单位处理各类工程技术文件所需遵循的基本原则。

一、下列工程技术文件的管理适用于本制度：

a)勘测报告、可研报告、初步设计、施工图纸等；

b)工程信函及会议纪要；

c)开工报告；

d)工程联系单；

e)工程变更、工程变更单；

f)不合格项处置记录；

g)图纸会审记录；

h)工程审查文件；

i)竣工文件；

j)标准、规程、规范；

k)其它有关工程方面的文件。

二、各方职责

1、建设单位职责

建设单位档案馆是建设单位工程技术文件的最终归口管理部门。

建设单位工程科资料负责人负责本程序适用范围内工程技术文件的收集、接收、标识、分发、更新、记录、保管、借阅、归档、移交等管理。

项目负责人负责收集该工程的资料，每周移交工程科资料负责人一次。

遇有本制度中未规定文件的管理，由建设单位工程科资料负责人负责协调。

2、项目监理部职责

项目监理部安排专职或兼职文件管理人员，做好本单位的文件管理工作。

3、施工单位职责

施工单位在合同期间应建立合理的文件管理机构，作为与建设单位及其它有关单位之间联络的归口部门，负责外部文件往来及内部文档的管理工作。应按质保大纲程序及有关的文件管理程序，建立文件受控发行系统，保证文件在任何使用场合都是一致而且是最新的版本。

在施工及竣工验收阶段，施工单位要按照建设单位及当地城建档案馆的规定，负责整理施工过程中形成的技术文件，向建设单位和当地档案主管部门移交合格的竣工文件。

4、所有参建单位都应建立文件和资料的接收、发放、借阅的台帐及工程文件索引。

三、施工图纸及设计变更的管理

1、接收

建设单位工程科对口设计单位，负责接收图纸和资料。

2、登记

建设单位工程科负责将核对无误的图纸按专业进行分类并登记。

3、分发

建设单位工程科负责将图纸发至各用图单位。各用图单位负责将收到的图纸进行单位内部接收、登记、分发及归档。

4、更新

建设单位工程科收到新版的图纸后，负责通知旧版所在单位旧版作废，将新版发至各有关用图单位。

四、其它工程文件的管理

在工程建设过程中形成的其它文件，如《单位工程开工报告》、《工程变更单》、《工作联系单》、各种会议纪要等，各参建单位要根据实际需要，本着易于检索调用、保存完整准确等原则，适当分类、保存和管理