为了进一步加强基建档案的管理水平，提高基建档案的归档质量，充分发挥基建档案在基本建设和房屋使用管理工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合我校基本建设工作的具体情况，特制定本暂行办法。
第一章 基本原则
一、基建档案是指在学校范围内进行的建设项目中从酝酿、决策到规划、勘察、建设(新建、扩建、改建等)、竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、环保、节能、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、建筑沉降、监理、竣工等活动中形成的文字、图纸、音像制品等文件资料。
二、基建档案是学校基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是学校档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理，基本建设部门必须设立档案室，进行专人管理，并纳入学校档案管理的系统中，保证基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
三、基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行。
第二章 基建档案的归档范围
一、学校总体规划图、现状总平面图、土地证等。
二、土地征用报告、批文、协议、拆迁、地界划分，土地借用、互换割让等文件材料。
三、工程项目的请示、可行性研究报告及扩初设计的批复、设计任务书，工程概算、设计图纸、图纸会审纪要等资料。
四、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样说明及环评等资料。
五、监理文件材料，监理资质，监理合同，监理规划；监理月报中的有关质量问题等资料、监理会议纪要；监理日记、监理进度控制、质量控制、造价控制，监理工作总结等资料。
六、招投标文件、施工合同、预结算书、施工记录、施工质量检查记录、设计交底、隐蔽工程记录、增项更改通知单、施工组织设计、开工报告等资料。
七、竣工验收报告，建筑、结构、水、电、暖、燃气、下水和道路的竣工图，室内设备安装图纸等资料，工程决算报告，附属工程预决算，工程质量鉴定书。
八、房屋改建、扩建的更改设计图纸等有关文件材料。水、电、暖、下水等系统的更改设计图纸及竣工资料。
九、重要的工作报告、记录、请示等。
第三章 基建档案的形成
一、基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建部门的重要任务，并要确定一名专职或兼职工作人员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。
二、在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学校所有。基建工程文件资料应由甲方专业人员收集整理、归档，基建项目竣工后，施工、监理单位必须在规定的时间内将项目的各类资料移交资料室存档。
第四章 基建档案的归档要求
一、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证其资料的完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。
二、凡归档的文件材料均应是原件为主，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写，归档文件资料应选用A4或16K纸张。
三、具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。
四、基建工程项目的平面图、线路图、管道图及竣工图等施工文件材料，应在竣工验收后三个月内归档。
五、在项目建设过程中，施工单位、监理单位应在各自的职责范围内搞好建设项目工程资料的整理、归档和移交工作。要按照合同约定的相关内容，及时、准确、完整地将基建档案资料上交到基建部门档案室，并办理相关交接手续。
六、对归档的资料，专职或兼职的工作人员，要做到准确记录、严格登记保管。
第五章 基建档案的管理与归档
一、基建档案在收集归档后，管理人员应按照档案的管理要求，对其进行鉴别和梳理，并按要求进行整理编目、登记造册，同时有责任和义务继续催缴缺失和不足的档案资料。
二、每一卷组卷前要按规定次序排列和保持卷内文件的有机联系，并填写卷内目录、顺序号、编顺序号于右上角（反面则编于左上角），一页只编一个顺序号。
三、基建档案在基建部门保管期间，应做好管理、借阅、保管工作，保证其档案的完整无损，对有破损的要进行修补。
四、基建档案的保管期分为永久、长期、短期三种，档案室管理人员应根据档案馆管理的有关规定，在规定的时间内，做好向市城建档案馆和学校档案馆的移交工作。
第六章 附则
一、本暂行办法仅适用于基建档案管理，在基建档案移交学校档案馆之后，应按照学校档案管理的规定执行。
二、本暂行办法由校园规划与基本建设处负责解释，并自下发之日起执行。
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